Krajowy System e-Faktur (KSeF)

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania
i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, z określonymi w Ustawie o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT) wyjątkami stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur ustrukturyzowanych w KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN Ochrona, które to będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

• KSeF nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
• ORLEN Ochrona nie będzie informowała kontrahenta o wystawionej
  w KSeF fakturze.
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur ustrukturyzowanych Spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w Ustawie VAT.
• W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zwolnione z VAT) ORLEN Ochrona będzie udostępniała fakturę ustrukturyzowaną w sposób uzgodniony z nabywcą.
• W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury ustrukturyzowanej z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.
• Prosimy nie przysyłać od 1 lutego 2026 r. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
• W przypadku wystawienia faktur dla Spółki w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie:
  • na adres efaktura.ooch@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN Ochrona oraz
  • w KSeF.
• Załączniki do faktur ustrukturyzowanych, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF):
  • załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN Ochrona mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres zal@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie,
  • w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury,
  • dla każdego przesyłanego do ORLEN Ochrona załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury,
  • ORLEN Ochrona nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.
• W przypadku przekazania sprzedawcy (kontrahent Spółki) przez komórkę biznesową ORLEN Ochrona numeru Identyfikatora wewnętrznego KSeF, informacja ta powinna zostać zamieszczona w fakturze ustrukturyzowanej w polu Podmiot3 -> Dane identyfikacyjne -> IDWEW.
• Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.